نظام CAPA: كل إجراء له مالك وموعد ودليل، ولا شيء يُنسى

المشكلة ليست في تسجيل الملاحظة، بل فيما بعدها

اسأل أي مدير سلامة عن أكبر مصادر إحباطه، وسيقول في الغالب: الإجراءات المفتوحة. ملاحظة تفتيش سُجلت قبل ثلاثة أشهر ولا يُعرف هل عولجت، وتوصية تحقيق أُرسلت بالبريد إلى ثلاثة أشخاص فظن كل منهم أن غيره سيتولاها، وملاحظة تدقيق أُغلقت بصورة لا تثبت شيئًا. ثم يقع حادث جديد بالسبب نفسه.

CAPA في المنصة سجل واحد لكل الإجراءات من كل المصادر، بقاعدة بسيطة: مالك واحد، وموعد واحد، ودليل على الإغلاق، وتصعيد آلي عند التأخر.

تشريح الإجراء في النظام

مصادر الإجراءات

كل إجراء يحتفظ بمصدره، فتعرف من أي حادث أو تفتيش أو تدقيق جاء، ويظهر في سجل المصدر نفسه:

دورة الإجراء

1. الإنشاءآليًا من المصدر أو يدويًا، مع وصف واضح لما يجب فعله، لا لما هو خطأ.
2. الإسنادمالك واحد وأولوية وموعد، ويصل إشعار فوري للمالك.
3. التنفيذيحدّث المالك الحالة ويضيف ملاحظات ومهام فرعية إن لزم.
4. التذكير والتصعيدتذكير قبل الموعد، وتصعيد متدرج بعده حسب الأولوية.
5. رفع الدليلصورة أو مستند أو سجل يثبت التنفيذ، من الجوال مباشرة.
6. التحققيراجع المتحقق الدليل، فإما يقبله أو يعيده للمالك بملاحظة.
7. الإغلاقإغلاق موثق بالتاريخ والمعتمد.
8. تحقق الفعاليةمراجعة لاحقة للتأكد من عدم التكرار، وإعادة الفتح إذا تكرر.

مثال لقواعد التصعيد

القواعد أعلاه مثال، وتضبطها كل منشأة. التفاصيل في سير العمل والتصعيد.

ما تكشفه بيانات الإجراءات

CAPA ومتطلبات أنظمة الإدارة

معالجة عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية والتحسين المستمر جزء أساسي من أنظمة إدارة السلامة والجودة والبيئة. يساعد النظام المنشأة على تنظيم وتوثيق ومتابعة هذه العمليات: تسجيل عدم المطابقة، وتحليل السبب، والإجراء، والتحقق من الفعالية، والاحتفاظ بالأدلة لأي تدقيق. التفاصيل في صفحة دعم متطلبات ISO 45001.

الأسئلة الشائعة

صفحات مرتبطة